Acerca de la UPV/EHU
La Universidad del País Vasco/ Euskal Herriko Unibertsitatea (www.ehu.es) compuesta por más de 50.000 personas, es responsable del 95% de la investigación que se desarrolla en Euskadi y ha generado ya un cuarto de millón de titulados en las más diversas áreas del saber. Distribuida en tres campus -uno por cada uno de los territorios históricos de la actual Comunidad Autónoma Vasca- que agrupan a 31 facultades y escuelas.
El Centro de Informática de Gestión (CIG) de la UPV/EHU tiene como funciones el soporte, desarrollo, mantenimiento y explotación de todas aquellas aplicaciones que son necesarias en la Gestión Universitaria. Este Departamento utiliza desde el año 2005 las herramientas de Bitam para facilitar Cuadros de Mando de Gestión y Reporting a toda la organización de la UPV.

El sistema de gestión de información desarrollado con BITAM facilita a toda la Organización información operativa y de gestión tanto en los aspectos docentes y de calidad, como en los estrictamente internos y relacionados con la gestión.

Según Javier Estefanía Cundín, Director del Centro de Informática de Gestión, “Mediante las herramientas de Bitam hemos desarrollado de forma rápida y sencilla una serie de cuadros de mando que han permitido a nuestros usuarios un acceso inmediato  y personalizado a gran cantidad información. Además su exportación a herramientas ofimáticas comunes es fácil e intuitiva.”
A continuación les describo lo que consideramos fue un caso de éxito con el empleo de estas herramientas de business intelligence

Situación previa

1. Número importante de peticiones de información, de características similares y procedentes de diferentes usuarios.
2. Sistemas transaccionales cada vez más pesados y peticiones cada vez más complicadas que penalizaban su rendimiento.
3. Los orígenes de la información solicitada eran diversos porque las aplicaciones corporativas de la universidad están desarrolladas en distintos entornos.
4. No había una uniformidad de criterios a la hora de definir el cálculo de los indicadores. Cada usuario marcaba unas reglas distintas.

Desarrollo del cuadro de mando

En base a la experiencia previa desarrollamos un cuadro de mando utilizando la herramienta Artus de Bitam en el que abordábamos toda la necesidad de información en el área académica de la Universidad del País Vasco.
Nos reunimos con un comité de usuarios y se marcaron los criterios de obtención de los indicadores así como las diferentes dimensiones necesarias.
Se crearon varios módulos. Cada uno de ellos formado por varios cubos. De esa forma abordamos todas las fases de la gestión académica de la Universidad (Oferta docente, preinscripción, acceso, expedientes de grado, expedientes de títulos propios, expedientes de posgrado, becas y gestión de títulos).

Situación actual

1. Los usuarios están organizados en grupos con distintos niveles de privilegio.
2. Tienen plena autonomía para obtener la información necesaria en cada momento de una forma rápida y cómoda.
3. Pueden exportar la información obtenida de forma sencilla a cualquiera de las herramientas ofimáticas más comunes (Excel, Word, etc.).
4. Posteriormente, a través de la herramienta papiro, pueden obtener fácilmente los informes que necesiten con absoluta independencia del centro de informática de gestión.

Acerca de Bitam
Bitam es un proveedor global de soluciones de Administración del Desempeño Empresarial (EPM) para la Inteligencia de Negocios (BI), Planeación Financiera y Planeación Estratégica. El software de Administración del Desempeño Empresarial acciona los índices que generan reportes de desempeño, gobernabilidad y responsabilidad para lograr que las empresas analicen, planeen y administren sus operaciones corporativas con el objetivo de alcanzar sus metas estratégicas. Las soluciones de Bitam se caracterizan por ser rápidas, amigables, seguras, económicas, fáciles de usar y rápidas de aprender, además de contar con una gran aceptación dentro de las operaciones internacionales de compañías de todos los tamaños. Fundada en 2000, Bitam tiene su sede en Estados Unidos en Roswell, Georgia y tiene presencia en más de 20 países de Norteamérica, Latinoamérica, Europa, Asia y África. Por su estrategia de venta directa y a través de su extensa red de socios, Bitam tiene un respaldo de más de 1,500 clientes que han adoptado sus soluciones, como Pfizer, Coca Cola, Home Depot, Johnson Controls, Pemex, GNC, Black & Decker, Janssen y diversas estancias de gobierno. Para más información, consulte www.bitam.com